Cara melakukan audit kegiatan pancang ajir dan tanam kelapa sawit.

Selamat bertemu kembali gan, dalam artikel ini saya akan mencoba mengulas mengenai cara melakukan audit untuk kegiatan pancang ajir dan penanaman kelapa sawit meskipun pada umumnya tahapan kegiatan audit semuanya sama yang membedakan hanyalah topik kegiatan yang akan dilakukan audit:

1. Audit kelapa sawit terhadap pancang ajir.

Untuk pelaksanaan audit pancang ajir beberapa tahap perlu kita ketahui diantaranya :

a. Pengumpulan data-data yang berhubungan dengan pancang ajir diantaranya data penggunaan tenaga kerja, data prestasi, data luas lahan yang sudah di land clearing (siap ajir), surat perjanjian kerja (SPK), prosedur teknis (SOP pengajiran), rencana pekerjaan, budget biaya pengajiran dan realisasi biaya pengajiran.

b. Mempelajari alur proses pengajiran mulai dari time scedule rencana pekerjaan hingga realisasi pembayaran/biaya yang digunakan.

c. Pembuatan kertas kerja mengenai penggunaan biaya yang berhubungan dengan penggunaan tenaga kerja, prestasi pekerjaan, alokasi transport, waktu pekerjaan, serta penggunaan bahan ajir.

d. Pelaksanaan pemeriksaan pekerjaan :

• Melakukan analisa terhadap sistem pekerjaan apakah menggunakan tenaga kerja sistem harian atau sistem borongan, yaitu dengan melakukan perbandingan pada kedua sistem tersebut yang bertujuan untuk mengetahui efektifitas dan efisiensi dari kegiatan pengajiran, diantara yang perlu dilakukan perbandingan yaitu berapa prestasi yang dihasilkan, berapa lama waktu yang diperlukan, dan berapa besar biaya yang dikeluarkan.
• Melakukan analisa terhadap sistem perhitungan prestasi : hal tersebut dilakukan dengan tujuan apakah sistem perhitungan prestasi sudah terkendali atau memiliki potensi kecurangan yang relatif kecil, contohnya : pemeriksaan prestasi hasil kerja hanya dilakukan oleh seorang mandor dan diketahui asisten tentunya memiliki potensi kecurangan lebih besar dibanding dengan pemeriksaan yang dilakukan mandor diketahui asisten dan verifikator, atau secara data bisa di bandingkan kesesuaian antara luasan dengan prestasi ajir, tentunya dengan jarak tanam sudah diperhitungkan sesuai dengan keputusan masing-masing perusahaan.
• Melakukan analisa terhadap bahan yang digunakan : hal tersebut dilakukan untuk memastikan jumlah bahan anak ajir yang digunakan sesuai dengan prestasi titik ajir yang dibayarkan tentunya dengan memperhatikan faktor-faktor lain dengan toleransi % sesuai tingkat kewajaran eror < 5 % (tergantung kebijakan masing-masing perusahaan).
• Melakukan pemeriksaan langsung dilapangan  : Dengan tujuan yaitu memastikan administrasi atau pelaporan sesuai dengan realisasi dilapangan secara volume maupun kualitas. metode yang digunakan yaitu secara sampling dengan minimal sampling 5 % (lebih banyak niali sampling akan lebih mendekati kebenaran), pemeriksaan secara fisik untuk pengajiran dapat dilakukan dengan menilai kesesuaian bahan ajir, kesesuaian jarak, jumlah volume pekerjaan.
• Contoh kasus-kasus yang terjadi pada kegiatan pengajiran :Biaya ajir tenaga harian lebih tinggi dari pada borongan, Volume luasan ajir lebih besar dari luas LC, Jumlah anak ajir tidak sesuai dengan jumlah ajir, jarak ajir tidak sesuai atau tidak menyambung antar blok dan mata lima jalur tanam, Titik ajir terlalu rapat ke dinding atau sebaliknya (khusus ajir terasan), prosentase ajir roboh tinggi, dll.

 
2. Audit tanam kelapa sawit

Pada pelaksanaan audit tanam kelapa sawit secara umum persiapan yang perlu dilakukan tidak berbeda jauh dengan melakukan audit/verifikasi kegiatan lainnya, jadi untuk kegiatan penanaman kelapa sawit saya akan menuangkan kasus-kasus kejadian ketidak sesuaian pada kegiatan tanam kelapa sawit :

• Pekerjaan tanam kelapa sawit menggunakan sistem harian sehingga biaya tanam cenderung tidak stabil atau berubah-rubah dan sebagian besar lebih tinggi biayanya dari pada menggunakan tenaga borongan, sebagian besar perusahaan kelapa sawit menggunakan sistem borongan kecuali apabila terdapat kasus tertentu.
• Jumlah bibit yang ditanam lebih besar dari pada jumlah bibit yang diecer atau didropping dari pembibitan.
• Pencatatan administrasi dan monitoring bibit tidak up date.
• Monitoring tanam tidak tercatat dengan baik atau tidak up date. 
• Luasan blok tanam yang tidak up date sehingga jumlah perhektar tanaman melebihi standart.
• Jumlah bahan (pupuk tanam) yang digunakan tidak sebanding dengan laporan jumlah bibit yang ditanam.
• Tanaman kelapa sawit tidak ditanam sesuai posisi ajir, serta polibag di potong atau tanah polibag dibuang dengan tujuan mempermudah pengangkutan bibit ke dalam blok.
• Penanaman terlalu dalam atau terlalu dangkal.
• Tanaman dilakukan pemangkasan oleh tenaga tanam dengan tujuan mempermudah mengangkut.
• Tidak dilakukan pemupukan tanam/dasar atau sebaliknya jumlah pupuk berlebihan.
• Lubang tanam tidak sesuai kedalamannya.
• Dan lain-lain.

Nah demikian dulu sobat, mohon koreksi dan sarannya apabila kurang berkenan dan artikel ini akan saya lakukan update sesuai dengan perkembangan teknis budidaya kelapa sawit. terima kasih
  

Baca Selengkapnya »

Audit Land Clearing perkebunan kelapa sawit

Apa itu land clearing ? dari bahasa bisa diartikan pembersihan lahan sedangkan audit Land clearing perkebunan kelapa sawit yang dimaksud merupakan kegiatan pemeriksaan terhadap proses land clearing atau persiapan lahan untuk tujuan perkebunan kelapa sawit. berikut saya akan coba mengulas mengenai kegiatan audit yang dilakukan.

1. Pembuatan time scedule pelaksanaan audit, dengan tujuan untuk menentukan waktu tahapan proses kegiatan audit mulai dari pembuatan audit program (rincian kegiatan audit), persiapan perlengkapan dan data, pemeriksaan dilapangan dan pembuatan laporan. dan point-point tersebut dibuat oleh ketua team auditor dan pastinya  sudah di review dan disetujui oleh kepala auditor khususnya pada tahap pembuatan audit program.

2. Pembuatan audit audit program kegiatan Land Clearing, dalam audit program yang dibuat harus tercantum sasaran yang akan di capai, diantaranya :

• Pelaksanaan audit kepatuhan yaitu menilai kepatuhan terhadap ketentuan baik ketentuan dari pemerintah maupun Standar Operational Procedure (SOP) dalam hal Land Clearing (LC), dengan cara membuat check list dari pada ketentuan-ketentuan tersebut.
• Pelaksanaan audit operasional dengan tujuan apakah kegiatan Land Clearing yang dilakukan sudah efektif dan efisien berdasarkan rencana maupun anggaran yang telah ditentukan oleh perusahaan? dalam hal ini audit program berisi mengenai tahapan-tahapan kegiatan land clearing dan tata cara pemeriksaan tahapan tersebut secara teknis maupun penggunaan biaya.
• Audit program juga memuat jumlah personel auditor serta target waktu penyelesaian pekerjaan pemeriksaan serta kesimpulan dari hasil pemeriksaan.

3. Persiapan perlengkapan dan data, persiapan tersebut bisa dikatakan wajib sebagai dasar pelaksanaan kegiatan dengan tuuan yang berbeda-beda diantaranya :

     a. Perlengkapan alat kerja.

• Komputer untuk pembuatan kertas kerja dan laporan audit.
• kamera tujuan untuk dokumentasi.
• GPS bertujuan untuk pemeriksaan kesesuaian letak posisi maupun luasan pekerjaan.
• Meteran.
• kompas.
• Printer, scanner dan tentunya kertas.
• serta baterai untuk pelengkap GPS.

      b. Perlengkapan dokumen/data Land Clearing.

• Berita acara pemeriksaan (BAP) kegiatan land clearing sesuai periode waktu yang diperlukan yang biasanya berisi kegiatan bloking, imas tumbang, rimpuk, pembuatan jalan dan jembatan, pembuatan parit.
• Peta otentik hasil pekerjaan yang biasanya sudah tergabung dalam BAP, yaitu peta hasil printer serta soft copy dalam format GPS yang nantinya diinput dalam GPS.
• Kesepakatan kerja antara perusahaan dengan pihak ke tiga (kontraktor) apabila menggunakan jasa kontraktor.
• Data penggunaan Hours Meter (HM) alat berat termasuk penggunaan BBM, diantaranya data HM rental maupun HM borongan.
• Data rincian penggunaan biaya Land clearing biasanya berbentuk soft copy atau hard copy dalam laporan bulanan.
• Data hasil kalibrasi prestasi pekerjaan alat berat sesuai penggunaan (HM) biasanya dengan satuan m/HM atau ha/HM sesuai dengan spesifikasi yang dikerjakan dilapangan.

4.  Pelaksanaan pemeriksaan, beberapa berikut tahapan atau uraian pelaksanaan pemeriksaan kegiatan land clearing diantarannya :

a. Pelaksanaan audit kepatuhan, pemeriksaan ini dilaksanakan sesuai ceklist yang sudah dibuat yaitu dengan cara membandingkan apakah ketentuan maupun prosedur telah sesuai dengan pelaksanaan dilapangan contoh yang berhubungan dengan ketentuan pemerintah diantaranya apakah sudah terdpat ijin pembukaan lahan, ijin penggunaan alat berat, serta sistem pembukaan zero burning (tanpa bakar), dll. sedangkan untuk ketentuan dari perusahaan diantaranya contoh : apakah terdapat surat perjanjian kontrak dengan pemborong dan apakah surat tersebut masa kontrak tersebut masih berlaku, apakah spesifikasi pekerjaan sesuai dengan kontrak, apakah volume sesuai dengan kontrak, dan yang berhubungan dengan teknis pekerjaan apakah masing masing pekerjaan yang dilakukan sudah sesuai dengan tahapan yang ditentukan dalam SOP perusahaan (biasanya masing-masing perusahaan terdapat perbedaan meskipun pada intinya semua prosedur teknis land clearing hampir sama tergantung kondisi areal).

b. Pelaksanaan audit opersional, pemeriksaan ini dilakukan dengan cara membandingkan serta menganalisa dari hasil pencapaian fisik pekerjaan dengan biaya yang digunakan tentunya sesuai dengan audit program yang sudah dibuat baik cara, personel, maupun waktu yang telah ditentukan. pemeriksaan diantaranya yaitu :

• Membuat kertas kerja dan analisa apakah biaya yang dikeluarkan sudah sesuai dengan prestasi pekerjaan yang dicapai? misal dalam budget atau perjanjian kerja kontraktor sudah ditentukan biaya pembukaan lahan dan rimpuk sebesar 1 jt per ha, dengan luasan yang dicapai 10 ha apakah biaya sesuai?
• Membuat kertas kerja pemeriksaan/verifikasi fisik dilapangan dan melakukan pengecekan dilapangan, yaitu memastikan volume prestasi serta spesifikasi sesuai dengan hasil yang dilaporkan untuk semua jenis kegiatan Land Clearing, misal prestasi yang dilaporkan sebesar 10 ha maka dipastiakan dengan menggunakan peta maupun GPS apakah batas2 sesuai dengan batas yang tertera pada GPS sehinga sesuai 10 ha? begitu juga dengan spesifikasi teknis misalnya jumlah rimpukan, posisi serta arah rimpukan, atau pekerjaan lainnya seperti pembuatan parit, pembuatan jalan dll apakah sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan?
• Membuat kertas kerja penggunaan HM alat berat yaitu dengan membandingkan harga persatuan dengan realisasi prestasi pekerjaan, apakah harga yang sudah ditentukan tersebut sesuai atau tidak sesuai? misal dalam prestasi 1ha dalam ketentuan atau perjanjian kerja memerlukan rata-rata 5 HM alat berat tergantung lokasi, namun realisasi pekerjaan 1 ha dapat diselesaikan dengan menggunakan rata-rata 4 HM maka pada pekerjaan tersebut dikatakan tidak efisien atau perlu terdapat perubahan pada harga borongan, contoh lainnya yaitu menganalisa kontrak perjanjian kerja khususnya harga borongan maupun harga per HM alat berat, misalnya apakah terdapat perubahan harga sesuai dengan harga perolehan BBM? hal tersebut perlu dilakukan mengingat harga BBM yang cenderung berubah ubah. (beda perusahaan maka berbeda pula sistem yang digunakan). serta melakukan analisa terhadap penggunaan HM rental apakah sudah sesuai standart atau tidak sesuai.
• Membuat kertas kerja mengenai administrasi kelengkapan dokumen pengajuan pembayaran apakah sudah lengkap dan otentik.
• apakah sistem pembayaran sudah aman? (mengunakan rekening atau pembayaran langsung)
• Melakukan wawancara kepada pemborong khususnya pekerjaan yang dibayar tunai kepada pemborong (imas tumbang) apakah harga yang diterima sesuai dengan ketentuan, hal tersebut dilakukan untuk memastikan tidak terdapat penyimpangan yang dilakukan oleh pelaksana operasional dilapangan.
• Melakukan analisa khususnya pada pekerjaan tambahan apabila tidak terdapat pada SOP.
• dan masih banyak lagi kegiatan-kegiatan pemeriksaan namun akan saya tambahkan pada artikel berikutnya mengenai contoh kasus-kasus atau temuan audit pada kegiatan Land Clearing (LC) perkebunan kelapa sawit.

5. Pembuatan laporan serta closing meeting pembahasan temuan dengan auditee, hal tersebut perlu dilakukan dengan tujuan sebagai kesepakatan target waktu dan cara perbaikan, sebagai improvment atau perbaikan sistem atau tata cara pelaksanaan, dan sebagai dasar sanksi apabila ditemukan penyimpangan atau fraud.

Nah sobat demikian dulu ulasan umum mengenai tata cara pelaksanaan audit Land Clearing (LC) perkebunan kelapa sawit, mohon koreksi serta masukan dari sobat-sobat sekalian. terima kasih.   

Baca Selengkapnya »