Audit Tanaman Belum Menghasilkan (TBM) Kelapa Sawit

Senang bisa berjumpa kembali, kali ini saya akan mencoba menuangkan apa yang ada di benak saya mengenai Audit Operasional kegiatan pada Tanaman Belum Menghasilkan Kelapa Sawit (TBM-KS), namun sebelumnya kita harus mengenal dulu apa itu TBM-KS dan kegiatan apa saja yang ada didalamnya serta bagaimana cara memastikannya secara audit?

Namun sebelumnya saya akan mengulas dahulu Pengertian apa itu istilah Tanaman Belum Menghasilkan (TBM) kelapa sawit, TBM merupakan suatu tahapan/fase tanaman kelapa sawit, istilah TBM biasanya diikuti dengan angka 1,2 atau 3 ex: TBM-1, TBM-2, TBM-3, TBM-1 berarti Tanaman Belum Menghasilkan (TBM) berumur satu tahun, dan begitu seterusnya. mengenai apa saja kegiatan yang ada didalamnya secara umum akan saya sebutkan sebagai berikut:

1. Tanam dan pemeliharaan kacangan
2. Tanam kelapa sawit/sisip sulam.
3. Pembuatan jalan pemeliharaan dan jalan prasarana panen
4. Pengendalian gulma
5. Pemeliharaan tanaman kelapa sawit (sanitasi, pruning, dll)
6. Pemeliharaan prasarana
7. Pembuatan Tapak kuda/tapak timbun
8. Pengendalian hama dan penyakit
9. Pemupukan kelapa sawit
10. Pemupukan Kacangan
11. Administrasi

Nah sobat, diatas gambaran pekerjaan yang ada di fase tanaman TBM. dan sekarang bagaimana cara melakukan pemeriksaan/audit? oke kita akan membahas satu-persatu mengenai cara melakukan audit pada tanaman TBM, namun sebelum melaksanakan kegiatan audit maka perlu ada persiapan seperti pre audit (pengumpulan data dan pendahuluan), pembuatan audit program dan pembuatan kertas kerja audit yang merupakan syarat mutlak dan jangan ditinggalkan, dan selanjutnya saya hanya menjelaskan secara umum pelaksanaan kegiatan audit pada TBM kelapa sawit sebagai berikut :

1. Apakah terdapat prosedur dari semua kegiatan yang dilakukan pada fase TBM Kelapa sawit? apabila tidak terdapat prosedur maka hal tersebut merupakan temuan.
2. Lakukan analisa terhadap prosedur dari masing-masing kegiatan yang dilakukan apakah terdapat potensi resiko dari prosedur yang dijalankan.
3. Melakukan analisa terhadap realisasi biaya yang digunakan per bulan atau sampai dengan bulan ini, untuk mengetahui kegiatan-kegiatan yang menggunakan biaya tidak wajar (terlalu besar atau terlalu kecil) dengan toleransi biaya sesuai dengan kebijakan masing-masing perusahaan.
4. Apabila terdapat kegiatan yang menggunakan biaya tidak wajar maka lakukanlah breakdown pada masing-masing detail penggunaan biaya, apakah terdapat kegiatan yang tidak sesuai, dan diakibatkan oleh salah account pengalokasian biaya, prestasi kerja yang rendah, over penggunaan bahan, terdapat penambahan kegiatan tidak sesuai prosedur dan masih banyak lagi penyebabnya.            
5. Selain identifikasi dari segi penggunaan biaya maka bisa juga dilakukan secara langsung pemeriksaan dilapangan terhadap kegiatan-kegiatan yang dilakukan ex: pelaksanaan pemeriksaan mendadak (sidak), verifikasi langsung di lapangan hasil pekerjaan, wawancara kepada karyawan sebagai pekerja, memeriksa monitoring waktu pelaksanaan kegiatan dll.
6. Kita juga bisa melakukan pemeriksaan dengan cara membandingkan dengan divisi atau kebun yang lain dengan kondisi yang relatif sama juga.
7. Pemeriksaan-pemeriksaan diatas tentunya dilakukan secara sampling sesuai dengan besaran sampling yang diperlukan.
8. Setelah melakukan beberapa pemeriksaan diatas apabila menemukan suatu permasalahan maka analisa dan ketahui apa penyebab akar masalahnya? apakah terkait dengan sistem, SDM, alat, atau alam (faktor luar).
9. Lakukan konfirmasi kepada auditee mengenai permasalahan tersebut, serta diskusikan permasalahan untuk mencari solusi serta target action plan penyelesaian permasalahannya.
10. Membuat laporan serta melakukan monitoring follow up atau menjalankan keputusan manajemen.

Demikian dulu gan, kisah umum nya untuk detailnya kegiatan TBM akan saya bahas di sesi yang lainnya. Terima kasih mohon saran dan masukannya.

 

Baca Selengkapnya »