Audit Land Clearing perkebunan kelapa sawit

Apa itu land clearing ? dari bahasa bisa diartikan pembersihan lahan sedangkan audit Land clearing perkebunan kelapa sawit yang dimaksud merupakan kegiatan pemeriksaan terhadap proses land clearing atau persiapan lahan untuk tujuan perkebunan kelapa sawit. berikut saya akan coba mengulas mengenai kegiatan audit yang dilakukan.

1. Pembuatan time scedule pelaksanaan audit, dengan tujuan untuk menentukan waktu tahapan proses kegiatan audit mulai dari pembuatan audit program (rincian kegiatan audit), persiapan perlengkapan dan data, pemeriksaan dilapangan dan pembuatan laporan. dan point-point tersebut dibuat oleh ketua team auditor dan pastinya  sudah di review dan disetujui oleh kepala auditor khususnya pada tahap pembuatan audit program.

2. Pembuatan audit audit program kegiatan Land Clearing, dalam audit program yang dibuat harus tercantum sasaran yang akan di capai, diantaranya :

• Pelaksanaan audit kepatuhan yaitu menilai kepatuhan terhadap ketentuan baik ketentuan dari pemerintah maupun Standar Operational Procedure (SOP) dalam hal Land Clearing (LC), dengan cara membuat check list dari pada ketentuan-ketentuan tersebut.
• Pelaksanaan audit operasional dengan tujuan apakah kegiatan Land Clearing yang dilakukan sudah efektif dan efisien berdasarkan rencana maupun anggaran yang telah ditentukan oleh perusahaan? dalam hal ini audit program berisi mengenai tahapan-tahapan kegiatan land clearing dan tata cara pemeriksaan tahapan tersebut secara teknis maupun penggunaan biaya.
• Audit program juga memuat jumlah personel auditor serta target waktu penyelesaian pekerjaan pemeriksaan serta kesimpulan dari hasil pemeriksaan.

3. Persiapan perlengkapan dan data, persiapan tersebut bisa dikatakan wajib sebagai dasar pelaksanaan kegiatan dengan tuuan yang berbeda-beda diantaranya :

     a. Perlengkapan alat kerja.

• Komputer untuk pembuatan kertas kerja dan laporan audit.
• kamera tujuan untuk dokumentasi.
• GPS bertujuan untuk pemeriksaan kesesuaian letak posisi maupun luasan pekerjaan.
• Meteran.
• kompas.
• Printer, scanner dan tentunya kertas.
• serta baterai untuk pelengkap GPS.

      b. Perlengkapan dokumen/data Land Clearing.

• Berita acara pemeriksaan (BAP) kegiatan land clearing sesuai periode waktu yang diperlukan yang biasanya berisi kegiatan bloking, imas tumbang, rimpuk, pembuatan jalan dan jembatan, pembuatan parit.
• Peta otentik hasil pekerjaan yang biasanya sudah tergabung dalam BAP, yaitu peta hasil printer serta soft copy dalam format GPS yang nantinya diinput dalam GPS.
• Kesepakatan kerja antara perusahaan dengan pihak ke tiga (kontraktor) apabila menggunakan jasa kontraktor.
• Data penggunaan Hours Meter (HM) alat berat termasuk penggunaan BBM, diantaranya data HM rental maupun HM borongan.
• Data rincian penggunaan biaya Land clearing biasanya berbentuk soft copy atau hard copy dalam laporan bulanan.
• Data hasil kalibrasi prestasi pekerjaan alat berat sesuai penggunaan (HM) biasanya dengan satuan m/HM atau ha/HM sesuai dengan spesifikasi yang dikerjakan dilapangan.

4.  Pelaksanaan pemeriksaan, beberapa berikut tahapan atau uraian pelaksanaan pemeriksaan kegiatan land clearing diantarannya :

a. Pelaksanaan audit kepatuhan, pemeriksaan ini dilaksanakan sesuai ceklist yang sudah dibuat yaitu dengan cara membandingkan apakah ketentuan maupun prosedur telah sesuai dengan pelaksanaan dilapangan contoh yang berhubungan dengan ketentuan pemerintah diantaranya apakah sudah terdpat ijin pembukaan lahan, ijin penggunaan alat berat, serta sistem pembukaan zero burning (tanpa bakar), dll. sedangkan untuk ketentuan dari perusahaan diantaranya contoh : apakah terdapat surat perjanjian kontrak dengan pemborong dan apakah surat tersebut masa kontrak tersebut masih berlaku, apakah spesifikasi pekerjaan sesuai dengan kontrak, apakah volume sesuai dengan kontrak, dan yang berhubungan dengan teknis pekerjaan apakah masing masing pekerjaan yang dilakukan sudah sesuai dengan tahapan yang ditentukan dalam SOP perusahaan (biasanya masing-masing perusahaan terdapat perbedaan meskipun pada intinya semua prosedur teknis land clearing hampir sama tergantung kondisi areal).

b. Pelaksanaan audit opersional, pemeriksaan ini dilakukan dengan cara membandingkan serta menganalisa dari hasil pencapaian fisik pekerjaan dengan biaya yang digunakan tentunya sesuai dengan audit program yang sudah dibuat baik cara, personel, maupun waktu yang telah ditentukan. pemeriksaan diantaranya yaitu :

• Membuat kertas kerja dan analisa apakah biaya yang dikeluarkan sudah sesuai dengan prestasi pekerjaan yang dicapai? misal dalam budget atau perjanjian kerja kontraktor sudah ditentukan biaya pembukaan lahan dan rimpuk sebesar 1 jt per ha, dengan luasan yang dicapai 10 ha apakah biaya sesuai?
• Membuat kertas kerja pemeriksaan/verifikasi fisik dilapangan dan melakukan pengecekan dilapangan, yaitu memastikan volume prestasi serta spesifikasi sesuai dengan hasil yang dilaporkan untuk semua jenis kegiatan Land Clearing, misal prestasi yang dilaporkan sebesar 10 ha maka dipastiakan dengan menggunakan peta maupun GPS apakah batas2 sesuai dengan batas yang tertera pada GPS sehinga sesuai 10 ha? begitu juga dengan spesifikasi teknis misalnya jumlah rimpukan, posisi serta arah rimpukan, atau pekerjaan lainnya seperti pembuatan parit, pembuatan jalan dll apakah sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan?
• Membuat kertas kerja penggunaan HM alat berat yaitu dengan membandingkan harga persatuan dengan realisasi prestasi pekerjaan, apakah harga yang sudah ditentukan tersebut sesuai atau tidak sesuai? misal dalam prestasi 1ha dalam ketentuan atau perjanjian kerja memerlukan rata-rata 5 HM alat berat tergantung lokasi, namun realisasi pekerjaan 1 ha dapat diselesaikan dengan menggunakan rata-rata 4 HM maka pada pekerjaan tersebut dikatakan tidak efisien atau perlu terdapat perubahan pada harga borongan, contoh lainnya yaitu menganalisa kontrak perjanjian kerja khususnya harga borongan maupun harga per HM alat berat, misalnya apakah terdapat perubahan harga sesuai dengan harga perolehan BBM? hal tersebut perlu dilakukan mengingat harga BBM yang cenderung berubah ubah. (beda perusahaan maka berbeda pula sistem yang digunakan). serta melakukan analisa terhadap penggunaan HM rental apakah sudah sesuai standart atau tidak sesuai.
• Membuat kertas kerja mengenai administrasi kelengkapan dokumen pengajuan pembayaran apakah sudah lengkap dan otentik.
• apakah sistem pembayaran sudah aman? (mengunakan rekening atau pembayaran langsung)
• Melakukan wawancara kepada pemborong khususnya pekerjaan yang dibayar tunai kepada pemborong (imas tumbang) apakah harga yang diterima sesuai dengan ketentuan, hal tersebut dilakukan untuk memastikan tidak terdapat penyimpangan yang dilakukan oleh pelaksana operasional dilapangan.
• Melakukan analisa khususnya pada pekerjaan tambahan apabila tidak terdapat pada SOP.
• dan masih banyak lagi kegiatan-kegiatan pemeriksaan namun akan saya tambahkan pada artikel berikutnya mengenai contoh kasus-kasus atau temuan audit pada kegiatan Land Clearing (LC) perkebunan kelapa sawit.

5. Pembuatan laporan serta closing meeting pembahasan temuan dengan auditee, hal tersebut perlu dilakukan dengan tujuan sebagai kesepakatan target waktu dan cara perbaikan, sebagai improvment atau perbaikan sistem atau tata cara pelaksanaan, dan sebagai dasar sanksi apabila ditemukan penyimpangan atau fraud.

Nah sobat demikian dulu ulasan umum mengenai tata cara pelaksanaan audit Land Clearing (LC) perkebunan kelapa sawit, mohon koreksi serta masukan dari sobat-sobat sekalian. terima kasih.